меньше минуты чтения
Количество удаленных команд ежегодно растет. Работа в дистанционном формате имеет свои преимущества, но в то же время порождает вопросы по управлению задачами, согласованию действий и эффективной коммуникации между сотрудниками. К счастью, сегодня доступно большое количество удобных инструментов, сервисов и приложений, которые упрощают работу команд на расстоянии и положительно влияют на их продуктивность.
Содержание
- Что такое удаленная команда?
- Типы удаленных команд
- Организация работы удаленных команд
- Лучшие практики управления удаленными сотрудниками
- Проблемы управления удаленной командой
Что такое удаленная команда?
Виртуальная или удаленная команда — это группа специалистов, которые находятся в разных географических точках и могут взаимодействовать в основном с помощью цифровых инструментов: мессенджеров, таск-менеджеров, сервисов для видеосвязи и т. д.
Типы удаленных команд
В зависимости от целей и функций такие команды делятся на несколько основных типов:
- Управленческие команды — это менеджеры, которые работают в разных регионах и отвечают за достижение стратегических целей компании.
- Исполнительные команды — группы специалистов, которые объединяются на короткий период для быстрого решения конкретных задач или проблем.
- Производственные команды — это работники с четко определенными ролями, основная миссия которых — регулярно создавать продукт или отдельные его элементы в установленные сроки.
- Параллельные команды — сотрудники, которые в течение ограниченного времени работают вместе, чтобы предоставить экспертные советы, рекомендации или помощь.
- Сервисные команды — состоят из сотрудников, работающих автономно, часто в разных часовых поясах, но выполняющих общую задачу или поддерживающих один сервис.
- Кроссфункциональные команды — группы специалистов из разных направлений, которые генерируют новые идеи и способны решать комплексные задачи. Такие команды работают постоянно, но участие в них не жестко регламентировано — специалисты могут свободно присоединяться или выходить из проекта.
Организация работы удаленных команд
Отсутствие физического присутствия действительно может влиять и на команду, и на рабочие процессы. Когда сотрудник работает вне офиса, ему иногда трудно почувствовать свою причастность к коллективу. А если кто-то работает вообще из другой страны, может создаваться впечатление, что между ним и командой лежит целая культурная пропасть. Чтобы избежать этого, руководителям удаленных команд стоит целенаправленно работать над сплоченностью.
Что поможет усилить командное взаимодействие в виртуальном формате:
- регулярно проводить индивидуальные видеозвонки — короткие, но систематические;
- поощрять сотрудников задавать вопросы и обращаться за поддержкой;
- сформировать четкие правила и этикет коммуникации;
- создать цифровое пространство, где каждый может работать самостоятельно и вместе с коллегами;
- организовать моменты обязательного командного общения;
- отмечать достижения, чтобы каждый чувствовал свою ценность и видел общую цель.
Без регулярного личного взаимодействия ключевые элементы корпоративной культуры могут со временем размыться или исчезнуть. Именно руководитель должен позаботиться о том, чтобы этого не произошло. И хорошая новость в том, что сегодня существует множество инструментов и сервисов, которые помогают поддерживать единство команды даже на большом расстоянии.
Лучшие практики управления удаленными сотрудниками
Чем больше коллектив — тем сложнее его координировать. Впрочем, принципы и методики, о которых пойдет речь далее, подходят для любого формата: маленькой группы специалистов или большой распределенной команды. Поэтому давайте рассмотрим каждый подход подробно и поймем, как применить его на практике.
Регулярные встречи и обратная связь
Эксперты в сфере удаленной работы советуют организовывать онлайн-встречи как можно чаще, а также проводить виртуальные кофе-брейки. Это помогает компенсировать недостаток живого общения, поддерживать командный дух и сохранять прозрачность в рабочих процессах.
Главное — не забывать об удаленных сотрудниках: иногда достаточно написать короткое «Как дела?» или «Как работается?» или пригласить на дружескую беседу в формате видеозвонка.
Для этого оптимально использовать программы для онлайн-звонков и корпоративные мессенджеры.
Программы для онлайн-звонков
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Webex
- Slack Huddles
- Whereby
- Around
- Discord (голосовые комнаты для команд)
Корпоративные мессенджеры
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Notion AI + Notion Chat
- ClickUp Chat
- Monday.com Chat
- Mattermost
Совместная работа с документами
Без таких инструментов организовать эффективную удаленную работу почти нереально, даже если все остальное уже настроено. Отправлять файлы в мессенджерах или по почте — неудобно: они могут потеряться, появляются несколько разных версий, а потом трудно понять, какая из них актуальна.
Гораздо эффективнее иметь общее файловое пространство, где каждый сотрудник может вносить правки, видеть историю изменений и быстро находить нужные документы, не оббегая все рабочие чаты.
Инструменты
- Google Workspace (Google Docs, Sheets)
- Microsoft 365 (Word, Excel, OneDrive, Teams)
- Dropbox
- Notion
- Trello
- Microsoft Teams
- Asana
- Slack
Четкие ожидания и KPI
Каждый сотрудник должен четко понимать свои обязанности, ключевые показатели эффективности, краткосрочные и долгосрочные задачи, а также свою карту компетенций и возможности карьерного роста. Это позволяет не теряться в периоды спада нагрузки и всегда понимать, чем заниматься.
Все ожидания важно фиксировать. Неопределенность и неправильные предположения могут снизить эффективность работы. А продуманный карьерный трек иногда даже помогает предотвратить выгорание.
Правила работы, распределение ролей, зоны ответственности и карьерный маршрут стоит отразить в регламентах и дорожной карте проекта. Хранить все эти документы удобно в корпоративной библиотеке. Здесь пригодятся инструменты для совместной работы с файлами.
Соблюдение личных границ
Удаленная работа не означает, что сотрудник должен быть онлайн 24/7. Даже в формате home office нужно соблюдать рабочий график и не беспокоить коллег вне его пределов. Некоторые могут работать поздно вечером или в другом часовом поясе — в таких случаях важно синхронизироваться с командой.
Помогут в этом HRM-системы, где указываются график и рабочие часы, а корпоративные мессенджеры позволяют разделять рабочее и личное общение.
Формирование культуры доверия и автономии
Некоторые руководители слишком часто беспокоят сотрудников вопросами типа: «Когда закончишь?», «Не забыл про задачу?». А иногда доходит даже до тотального контроля — автоматические скриншоты экрана каждые 15 минут, программы отслеживания движений мыши и другие сомнительные с этической точки зрения методы. Такой подход только увеличивает стресс, снижает мотивацию и подрывает доверие к руководителю.
Гораздо эффективнее — научиться доверять команде, а для объективного мониторинга прогресса использовать таск-трекеры.
Обучение и развитие на расстоянии
Так же, как сотрудник не должен забывать о компании, работая удаленно, компания тоже должна помнить о его развитии. Персональные планы роста, корпоративное обучение, интервью по вовлеченности — все это чрезвычайно важно для поддержания мотивации в удаленном формате.
Даже если сотрудник не был в офисе уже полгода, эти инструменты помогают ему чувствовать себя полноценной частью команды, понимать свою ценность и видеть, что компания готова инвестировать в его профессиональный рост.
Проблемы управления удаленной командой
Удаленный формат, несмотря на все свои плюсы, не дает возможности поговорить с коллегами «у кулера», быстро согласовать планы с руководителем или вовремя погасить конфликт. Наиболее ощутимые проблемы выглядят так:
1. Коммуникационные барьеры и слабая обратная связь
Когда сложно понять тон сообщений, коллега отвечает «Ок, принял» — и все, как в стену. Нет живого общения, поэтому возникают недоразумения.
2. Недоверие и чувство оторванности от команды
Сообщения без смайликов кажутся резкими, а человек по ту сторону экрана — токсичным. В дистанционном формате эмоциональный контекст легко теряется.
3. Недостаток понимания планов и непрозрачность процессов
Руководство что-то решает, но информация «вниз» доходит выборочно — сотрудники не видят полной картины.
4. Сложности во взаимодействии внутри команды
Сообщения висят без ответа, нет четких ролей и ответственных, обсуждения затягиваются, а все работают «каждый в своем мире».
5. Проблемы контроля эффективности
Руководителю кажется, что работники дома бездельничают, а сотрудники, наоборот, теряют границу между работой и жизнью — и работают по 10–11 часов.
6. Нарушение дедлайнов и графиков
Когда трудно добиться соблюдения сроков, а срывы дедлайнов становятся привычной рутиной.
Со всеми этими сложностями можно справиться — достаточно правильно выстроить процессы и четко донести до каждого сотрудника его роль. Да, можно проводить бесконечные митинги, но гораздо эффективнее — внедрить цифровые инструменты, которые помогут отслеживать прогресс, структурировать работу и равномерно распределять нагрузку.
Читайте также: Бренд-амбассадор: кто это и как стать амбассадором бренда?
