Докладная записка — что это? Пример написания, образец и шаблон

Что такое докладная записка?

Докладная записка — это информационно-аналитический документ, который составляется для информирования руководства об определенной ситуации, событии, состоянии дел или ходе выполнения задач. Ее цель — донести до высшего руководства факты, проблемы или предложения, которые требуют управленческого решения.

Важно: Докладная записка всегда имеет иерархическое направление — составляется подчиненным и адресована руководителю.

---

Четкость в законах: что говорят нормативы?

Хотя ДСТУ 4163:2020, постановление КМУ № 55 от 17.01.2018, а также Правила делопроизводства (приказ Минюста № 1000/5 от 18.06.2015) не дают четкого определения термина «докладная записка», требования к оформлению таких документов все же существуют и регулируются упомянутыми актами.

Виды докладных записок

По инициатору:

• Инициативные — составляются по собственной инициативе работника для стимулирования определенного управленческого решения.
• По указанию — по требованию руководства или регламента.

По направлению:

• Внутренняя — адресована руководителю структурного подразделения или организации.
• Внешняя — направляется в организацию или должностному лицу высшего уровня.

По содержанию:

• Информационная — описывает факт или ситуацию без предложений.
• Инициативная — содержит предложения по изменениям или улучшениям.
• Содержательная (отчетная) — отчитывается о проделанной работе или выполнении задач.

Кто может быть автором докладной записки?

• Любой работник предприятия (для внутренних записок).
• Руководители подразделений (внутренние и внешние).
• Отдел кадров (исходящие записки) или другие сотрудники (входящие).

---

Как правильно оформить докладную записку?

Требования к оформлению определяет ДСТУ 4163:2020.

Основные правила:

1. Дата и регистрационный номер — ставятся в день подписания.
2. Реквизиты — должны соответствовать шаблону бланка предприятия (если есть).
3. Формат — стандартный лист А4 или А5.
4. Структура текста:
   • Первая часть (констатирующая): описание ситуации или проблемы.
   • Вторая часть (аналитическая): анализ, выводы, предложения или просьбы.
5. Приложения — указываются после основного текста.
6. Во внешних записках — указывают ответственного исполнителя (при необходимости).

Шаблон структуры докладной записки

Кому: [Должность, ФИО руководителя]
От кого: [Должность, ФИО работника]
Дата: [Число, месяц, год]
Тема: [Краткий заголовок]

ТЕКСТ:
1 абзац - суть проблемы или ситуации.
2 абзац - анализ ситуации, последствия, предложения.

Подпись: [ФИО, подпись]

Докладная записка: образец

Докладная записка на работника

Такие документы составляют в случае:

• нарушения трудовой дисциплины;
• появления работника в нетрезвом состоянии;
• невыполнения должностных обязанностей;
• несоблюдения внутреннего распорядка.

В докладной обязательно указываются:

• описание ситуации или нарушения;
• даты, время, участники;
• свидетели (при наличии);
• просьба принять конкретные меры (выговор, отстранение и т. п.).

Докладная записка — это не просто формальность, а реальный инструмент влияния на управленческие решения. От того, насколько грамотно и убедительно она будет написана, зависит и реакция руководства, и дальнейшие действия.

Читать также: SWOT-анализ: что это такое? Пример