меньше минуты чтения
В современных украинских компаниях трудно представить работу без кадровой службы. Отдел кадров – это не просто бюрократический аппарат, хранящий трудовые книжки и приказы, а стратегическое подразделение, влияющее на развитие бизнеса. Его функции охватывают найм персонала, контроль дисциплины, ведение кадровой документации, а также обеспечение соблюдения законодательства.
Что такое отдел кадров в Украине?
Отдел кадров – это структурное подразделение предприятия, которое занимается управлением персоналом: от момента приема работника на работу до его увольнения. В Украине кадровые службы регулируются Кодексом законів про працюю (КЗпП) и другими нормативными актами.
История развития кадровых служб
Первые кадровые подразделения появились еще в советские времена. Тогда их основной задачей было ведение трудовых книжек и выполнение формальностей. Со временем функции отдела расширились: сегодня кадровая служба занимается адаптацией, мотивацией и развитием сотрудников.
Значение отдела кадров для современных предприятий
Для украинских компаний кадровый отдел – это не только документальный центр, но и важный элемент управления бизнесом. В условиях конкуренции именно качественная работа HR-отдела помогает привлекать и удерживать профессиональные кадры.
Основные функции и задачи отдела кадров
- Ведение кадровой документации. Кадровая служба оформляет приказы о приеме, переводе и увольнении работников, ведет личные дела и трудовые книжки.
- Подбор и найм работников. HR-отдел анализирует рынок труда, проводит собеседования и формирует команду, которая соответствует потребностям компании.
- Адаптация новых сотрудников. Важно, чтобы новички быстро влились в рабочий процесс. Для этого кадровики организуют программы адаптации.
- Контроль трудовой дисциплины. Отдел кадров отслеживает посещаемость, соблюдение внутренних правил и своевременное оформление отпусков и больничных.
- Обучение и развитие персонала. Современные HR-специалисты отвечают за повышение квалификации, организацию тренингов и развитие карьеры.
Организационная структура отдела кадров
Организационная структура отдела кадров определяет распределение обязанностей между сотрудниками, уровень ответственности и взаимодействие с другими подразделениями. В Украине кадровые службы могут быть классическими (традиционными) и современными HR-департаментами с более широким функционалом.
1. Классическая модель кадрового отдела
В традиционном варианте кадровая служба выглядит довольно просто и напоминает административное подразделение. Обычно она включает:
- Начальник отдела кадров – отвечает за стратегическое руководство, организует работу подчиненных, контролирует выполнение требований законодательства.
- Инспектора по кадрам (кадровика) – ведет документацию: трудовые книжки, приказы, личные дела, учет отпусков.
- Секретаря или помощника – в крупных компаниях может помогать в ведении архива, формировании табелей.
Такая модель актуальна для государственных учреждений, учебных заведений и предприятий с небольшой численностью персонала (до 200 человек).
2. Современный HR-департамент
В крупных компаниях кадровая служба трансформируется в HR-отдел, который сочетает классические административные функции и современные инструменты управления персоналом. Здесь можно выделить следующие звенья:
- HR-директор / начальник отдела кадров – отвечает за стратегию работы с персоналом, участвует в формировании корпоративной культуры.
- HR-менеджеры – занимаются адаптацией, мотивацией, оценкой персонала, разработкой программ обучения.
- Рекрутеры – специализируются на поиске и подборе персонала.
- Инспекторы по кадрам – обеспечивают правильность документального оформления.
- HR Business Partner – современная позиция, которая соединяет HR с руководством отдельных направлений бизнеса.
В такой структуре отдел кадров становится стратегическим партнером бизнеса, а не только административным подразделением.
3. Функциональное разделение кадровых служб
В практике крупных компаний кадровый отдел может иметь несколько секций, каждая из которых отвечает за свое направление:
- Административный сектор – оформление документов, приказов, отчетов.
- Рекрутинговая группа – поиск, отбор и собеседования с кандидатами.
- Сектор развития персонала – обучение, повышение квалификации, тренинги.
- Сектор оценки и мотивации – KPI, премирование, карьерные планы.
- Аналитический сектор – статистика, кадровая аналитика, прогнозирование.
4. Взаимодействие с другими подразделениями
Организационная структура отдела кадров предусматривает постоянное сотрудничество с другими службами:
- с бухгалтерией – по вопросам заработной платы, отпусков и больничных;
- с юридическим отделом – по вопросам правильности договоров и нормативных актов;
- с отделом безопасности – проверка кандидатов, контроль пропускной системы;
- с IT-отделом – для внедрения HRM-систем и автоматизации.
5. Пример структуры отдела кадров (схема)
HR-директор / Начальник відділу кадрів
│
├── Інспектор(и) з кадрів (документація)
├── Рекрутер(и) (підбір персоналу)
├── HR-менеджер(и) (адаптація, навчання, мотивація)
├── Аналітик HR (звітність, статистика)
└── Асистент / секретар (архів, технічна підтримка)
Таким образом, организационная структура отдела кадров зависит от размера компании:
- В крупных корпорациях кадровая служба превращается в полноценный HR-департамент, влияющий на развитие бизнеса.
- В небольших организациях достаточно кадровика.
- В средних предприятиях создается несколько должностей с четким распределением функций.
Должности в отделе кадров
- Кадровик (инспектор по кадрам) – отвечает за документацию, трудовые книжки и приказы.
- Начальник отдела кадров – организует работу всей службы.
- HR-менеджер – занимается подбором, адаптацией и мотивацией сотрудников.
- Рекрутер – специалист по поиску и найму персонала.
- HR Business Partner – стратегическая роль, которая объединяет бизнес-цели компании с управлением персоналом.
Если вас интересуют современные роли в HR-отделах, рекомендую прочитать подробнее о том, чем занимаются HRBP, HRPP и HRD – это поможет лучше понять, как меняется структура и функции кадровых служб.
Обязанности и ответственность сотрудников кадровой службы
Работа с трудовыми книжками и договорами
В Украине кадровики отвечают за правильное оформление трудовых книжек, трудовых договоров и приказов. Неправильная документация может привести к штрафам от Держпраці.
Отчетность и коммуникация с государственными органами
Отдел кадров сотрудничает с налоговой, центром занятости, Пенсионным фондом. Именно кадровики подают отчетность о принятых и уволенных работниках.
Обеспечение соблюдения трудового законодательства
Работники кадровой службы следят, чтобы компания соблюдала Кодекс законов о труде Украины, Закон «Об отпусках» и другие нормы.
Организация работы отдела кадров
Взаимодействие с другими подразделениями
Кадровая служба работает в тесном контакте с бухгалтерией (по зарплатам и отпускам), юридическим отделом (по договорам) и руководством компании.
Использование HR-систем и цифровых технологий
Сегодня многие компании внедряют программы для учета кадров – от 1С: Зарплата и кадры до современных HRM-систем (например, BambooHR, PeopleForce). Это значительно уменьшает количество бумажной работы.
Автоматизация кадровых процессов
Благодаря автоматизации компании могут вести электронные личные дела, формировать отчеты и контролировать рабочее время онлайн.
Отдел кадров на предприятиях различного типа
- В государственных учреждениях. Здесь основное внимание уделяется строгому соблюдению норм законодательства. Вся документация должна быть оформлена образцово.
- В частных компаниях. Кадровики не только ведут документы, но и активно занимаются подбором персонала, организацией обучения и корпоративных мероприятий.
- В международных корпорациях. HR-отделы ориентированы на современные стандарты: развитие талантов, программы лояльности, внедрение KPI и регулярную оценку персонала.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
1. Чем отличается HR-отдел от отдела кадров?
HR-отдел занимается стратегией управления людьми, тогда как отдел кадров – документацией и законодательством. В современных компаниях эти функции часто объединены.
2. Кто отвечает за прием на работу?
Формально – кадровый отдел, но решение принимает руководитель подразделения вместе с HR-менеджером.
3. Можно ли обойтись без кадрового отдела?
В малом бизнесе функции кадровика может выполнять бухгалтер или директор, но для средних и крупных компаний отдел кадров является обязательным.
4. Какие документы ведет кадровая служба?
Приказы, личные дела, трудовые договоры, сведения об отпусках, больничные, табели рабочего времени.
5. Чем занимается рекрутер в отделе кадров?
Он ищет кандидатов, проводит собеседования и помогает в формировании команды.
6. Нужно ли высшее образование для работы в отделе кадров?
Формально в Украине законодательство не устанавливает обязательного требования о наличии высшего образования для работы в отделе кадров. Однако на практике большинство компаний ожидают, что кадровик или HR-специалист будет иметь профильное образование.
Отдел кадров в Украине – это не просто бюрократическая структура, а ключевое подразделение любой организации. Он отвечает за подбор персонала, оформление документов, соблюдение законодательства и развитие сотрудников. В современных условиях кадровые службы становятся все более технологичными, переходят на цифровые системы и выполняют стратегическую роль в бизнесе.
