Как правильно проводить митинги с командой: советы

Объясняем, как сделать рабочие митинги удобными для себя и коллег и извлекать из них пользу — когда митинг действительно нужен, а когда лучше не устраивать лишних встреч. Рассматриваем онлайн-звонки, чат-обсуждения и личные встречи.

Что такое митинг на работе

Митинг (он же дейлик, стендап, обычное совещание, планерка или звонок) — рабочая встреча с коллегами. На них обсуждают результаты предыдущих задач, планы на день, неделю или месяц, или же решают проблему. В нормальной среде такие встречи длятся 15–60 минут. Они могут быть регулярными или ситуативными. Ну, вы и сами это знаете.

Митинги часто ассоциируются с пустой тратой времени. Потому что команда долго раскачивается, нет четкого регламента или много разговоров ни о чем. А еще нужно приложить усилия, чтобы действительно прийти к какому-то решению прямо на встрече. Давайте рассмотрим, как сделать командные митинги полезными, эффективными и результативными.

Как нужно готовиться к рабочей встрече

1. Составляем план встречи

• Четкая повестка дня. Одним предложением. Понятно, что хотите получить.
• Список тем. Просто выпишите все, что нужно обсудить.
• Упорядочьте. Определите логику, последовательность, важность.
• Выберите участников. Если нужен только один человек — не зовите всех. Остальным просто пришлите итог в чат или письмо.
• Отправьте план всем заранее.

2. Определяемся с форматом митинга

Их существует несколько — под разные цели, проекты, задачи:

• утренние и вечерние встречи в формате кругов — когда утром каждый проговаривает, чем планирует заниматься сегодня, а вечером — какие задачи из плана удалось закрыть, какие нет и почему;
• еженедельные отчетные встречи;
• мастермайнды или мозговые штурмы — каждый делает небольшой отчет о проделанной работе за определенное время (например, неделю), делится проблемой, а затем вся команда в течение 5 минут думает над ее решением (такие митинги проводятся не регулярно, только по запросу).

С форматами можно экспериментировать и искать наиболее эффективные, удобные для своей команды.

3. Определяемся с типом встречи

Часто команды проводят минимум по 1 встрече в неделю, но между собой они могут отличаться сутью, целями, итогами. Так выделяют 3 основных типа митингов:

• стратегические — для фиксации достижения или недостижения KPI, анализа общего прогресса команды (проводятся раз в месяц или квартал);
• организационные — для обсуждения мелких задач, что важно для структурирования, оптимизации работы (проводятся раз в неделю или каждый день);
• проектные — для обсуждения различных этапов разработки проекта, продукта, отслеживания прогресса, оперативного решения проблем, пересмотра и корректировки планов (проводятся 1–2 раза в неделю).

Рекомендуем протестировать все 3 типа встреч. Стратегические и организационные нужно обязательно проводить регулярно, проектные — зависит от специфики работы.

3. Выбираем периодичность встреч

Если вы только формируете команду, частота встреч на старте может постоянно меняться — и это нормально. Важно пробовать разные форматы и найти тот, который подходит именно вам. Кому-то удобно собираться раз в неделю, кто-то предпочитает ежедневные звонки, а кому-то достаточно одного митинга в месяц.

В начале советуем встречаться онлайн два раза в неделю. Например: в понедельник — обсуждение планов на неделю, в пятницу — итоги: что удалось сделать, а что — нет.

• Сообщите команде о цели встречи, формате и подготовке. Отправьте короткое письмо с объяснением, о чем будет идти речь, сколько продлится митинг и что стоит подготовить (например, найти данные или сделать презентацию). Еще лучше — сразу добавить четкий план встречи.
• Запланируйте митинг в Google Календаре. Так все получат напоминание и смогут вовремя подготовиться. Просто создайте событие, добавьте участников и настройте уведомления за 10–20 минут до начала.

Что важно делать на самой встрече, кроме активного обсуждения

Распределяем роли

Во время митинга важно, чтобы были люди, которые:

• следуют за временем, чтобы соблюдать регламент и не затягивать встречу;
• записывают ключевые мысли, чтобы потом подготовить итог в виде follow-up письма или файла;
• модерируют процесс, поддерживают темп, задают тон, следят, чтобы все проходило динамично и по существу.

Обычно это один человек — например, SCRUM-мастер, руководитель или проект-менеджер. Но лучше разделить эти функции между тремя — так эффективнее.

Устанавливаем тайминг

В начале встречи стоит четко озвучить, сколько времени у каждого участника. Например:

• 2 мин — на короткий оффтоп (как прошел день или неделя, что нового);
• 5 мин — на отчет о достижениях (например, за последнюю неделю);
• 2 мин — на описание проблемы, которую не удалось решить;
• 5 мин — на обсуждение этой проблемы и поиск решений.

Также удобно сразу примерно прикинуть общее время митинга, с учетом технических пауз — заложите еще 5 минут на всякий случай.

Зафиксировать результат встречи

Делаем follow up письмо после встречи

Чаще всего в ИТ-проектах этим занимается проджект-менеджер, в других сферах — руководитель проекта. В таком письме важно прописать основное из обсужденного:

• цели, уже достигнутые за определенное время;
• проблемы, которые нужно решить, и сами решения (если они обсуждались);
• цели на ближайшее время (до следующего звонка);
• распределение задач среди команды — четко прописать задачи, ответственных, дедлайны;
• общее заключение.

Цель письма — собрать в одном месте все, что обсуждалось, чтобы иметь перед собой общий план действий и понимать, к какому результату нужно прийти через определенное время.

А если в вашей команде коммуникация не ведется через электронную почту, можно создать follow up файл в записных книжках типа Evernote, Заметки в iPhone, Google Документы.

Следим, чтобы все перешли к реальным действиям

Да-да, распределить задачи и назначить ответственных мало. Нужно следить, чтобы команда перешла к реальным действиям, указанным в follow up файле. Это может быть задача руководителя компании или проект-менеджера.

Распланировать действия можно с помощью различных инструментов — в зависимости от объема и сути задач:

• Ментальная карта. Подходит для визуализации концепций: рисков, возможностей, путей развития. Или для далеко идущих стратегических целей.
• Диаграмма Ганта. Для крупных проектов с несколькими этапами, вехами и связями.
• Канбан-доска. Универсальный инструмент для большинства процессов, проходящих в несколько этапов. Идеально подходит для спринтов.
• Календарь. Подходит, если задач много и они не связаны напрямую. Просто расставь их в календаре и назначь ответственных исполнителей.

Читать также: Что такое методология PMBOK? Международный стандарт управления проектами