Резюме проекта — что это и как его составить? Примеры

Проект — это временная деятельность, направленная на создание уникального результата: продукта, услуги или изменения. Иными словами, проект — это совокупность задач, которые необходимо выполнить в определенный срок, с определенным бюджетом и ресурсами, чтобы достичь поставленной цели.

Основные признаки проекта:

1. Имеет конкретную цель — например, создать сайт, построить школу, запустить мобильное приложение.
2. Имеет ограничение во времени — имеет четкое начало и конец.
3. Использует ресурсы — людей, деньги, материалы, оборудование.
4. Является уникальным — даже если похожие проекты уже делались, этот имеет свои особенности.
5. Выполняется командой — с участием различных специалистов и заинтересованных сторон.

Что такое резюме проекта

Резюме проекта — это документ, который дает четкие и понятные ответы на сложные вопросы: что мы делаем? зачем мы это делаем? какой результат хотим получить? сколько у нас времени? какой у нас бюджет? какие требования предъявляются к проекту и конечному продукту?

Иногда резюме называют по-другому — устав, паспорт, карта, бриф, визитка, бизнес-кейс или бизнес-план. Но суть остается той же — это краткое описание проекта с основными ключевыми элементами. Чем короче, тем лучше: одна страница — идеальный вариант. Такое резюме действительно прочитают и поймут, а также его удобно обновлять в процессе работы.

Резюме проекта всегда составляют на начальном этапе — желательно еще до запуска — и дополняют по мере реализации.

На этапе инициации в методологии Waterfall обычно составляют Устав проекта, в системе PMBOK — Project Charter, а в фреймворке P3.express используют Резюме проекта.

Устав проекта — это многостраничный документ, содержащий:

• описание проекта;
• его цели и задачи;
• основные этапы;
• сроки реализации;
• ответственных лиц;
• риски и другие важные пункты.

Согласно принципам и рекомендациям PMBOK, некоторые менеджеры создают Project Charter как краткую, одностраничную выдержку из основного документа, которая кратко описывает суть проекта. Ее удобно размещать, например, в описании доски таск-трекера или проекта на GitHub.

Читать: Что такое методология PMBOK? Международный стандарт управления проектами

Когда использовать резюме проекта

Всегда. Резюме проекта необходимо команде и проектному менеджеру на протяжении всего жизненного цикла проекта:

• Для презентации заказчикам или инвесторам. Резюме помогает создать целостное впечатление о проекте и дает ответы на все ключевые вопросы при его представлении потенциальным инвесторам.
• Для фокусировки команды. Благодаря резюме вся команда одинаково понимает цели и задачи проекта — без путаницы и двойного толкования. Это база для отслеживания прогресса и внесения изменений, о которых знают все участники.
• Чтобы иметь всю информацию под рукой. Резюме — это краткая «выжимка» из всех деталей проекта, собранная на одной странице. Оно помогает быстро найти нужные данные, не просматривая объемные документы.
• Для контроля хода работы. В резюме зафиксированы основные ответы: что делаем, для чего, за какое время и за какой бюджет. Если возникают сомнения — обращаемся к резюме. Есть споры — смотрим в резюме. Изменились условия — просматриваем резюме и обновляем его.

В чем заключается задача Резюме проекта?

Резюме проекта помогает быстро понять, что это за проект, кто к нему привлечен, какие ожидаются результаты и выгоды, и к кому можно обратиться для решения конкретных вопросов. Основные задачи Резюме проекта можно выделить следующие:

1. Упростить коммуникацию. Благодаря концентрированной информации все участники имеют единое видение целей, ограничений, ожиданий и заинтересованных сторон.
2. Облегчить принятие решений. Стейкхолдеры могут быстро ознакомиться с сутью проекта, оценить его и принять соответствующее решение.

Структура резюме проекта

В отличие от других подходов к управлению проектами, в методологии P3.express Резюме создают буквально в самом начале работы. Это необходимо для дальнейших шагов:

• описать ключевые результаты проекта и зафиксировать их в другом артефакте — карте результатов;
• определить риски и стратегии реагирования и занести их в реестр дальнейших действий.

Поэтому Резюме проекта по P3.express обычно содержит только следующие основные пункты:

• цель и ожидаемые выгоды;
• ожидаемая стоимость и продолжительность проекта;
• требования и ожидания по качеству;
• перечень стейкхолдеров.

Дополнительные элементы в других подходах

В других системах управления проектами Резюме может быть дополнено следующими пунктами:

• Ключевые результаты, этапы или вехи проекта. Например, завершение этапа планирования до 1 мая или подписание договоров с подрядчиками до 10 июня. Такие данные удобно отображать в виде диаграммы Ганта или таймлайна в таск-менеджере.
• Риски и стратегии реагирования. Это может быть перечень рисков и способов их минимизации — в виде таблицы, SWOT-матрицы или «тепловой карты» рисков, в зависимости от корпоративного подхода к риск-менеджменту.
• Экономическое обоснование проекта. Сюда входят финансовая модель, инвестиционный расчет или итоговые показатели эффективности — IRR, ROI, NPV и другие.
• Коммуникационный план проекта. В нем определено, кто, как и с какой периодичностью передает информацию, а также в каком формате она должна поступать.

Почему все эти элементы важны

Каждый компонент играет свою роль в достижении успеха проекта:

• Цели определяют направление движения;
• Описание помогает понять объем работ;
• Этапы и сроки обеспечивают контроль выполнения;
• Ресурсы и бюджет позволяют оценить необходимые расходы;
• Риски и меры по их управлению уменьшают вероятность неудач;
• Заинтересованные стороны обеспечивают поддержку;
• Коммуникационный план гарантирует прозрачность и слаженность действий.

Как написать резюме проекта

Все просто — только два основных шага: собрать информацию и написать резюме так, чтобы оно выполняло свою функцию.

Шаг 1. Сбор всей информации о проекте

Ответственность за создание резюме и сбор информации лежит на проектном менеджере, но он никогда не делает это самостоятельно.

Менеджер должен:

• Собрать команду текущего проекта. В нее входят сам проект, спонсор или заказчик, тимлиды и стейкхолдеры. С ними нужно обсудить будущий проект — иногда не один раз — и собрать всю необходимую информацию для разных частей резюме.
• Проверить архивы проектов. Если таковые существуют, в них можно найти полезные данные о выгодах, участниках и содержании предыдущих проектов.
• Зафиксировать всю собранную информацию. Если точных данных пока нет, допускается предварительная оценка. Например, если бюджет еще не утвержден, можно указать диапазон: от 300 до 350 тысяч гривен. Затем эту информацию легко уточнить, а не придумывать цифры «с потолка».

Важно: перед утверждением обязательно согласуй резюме с заказчиком. Иначе может случиться так, что проект реализуют, а спонсор окажется не готовым к такому бюджету или объему работ.

Шаг 2. Написание резюме и поддержание его актуальности

Когда все данные собраны, самое время превратить их в понятный и удобный документ.

Как создать качественное резюме:

• Пиши просто, четко и по существу — без канцеляризмов и лишних формулировок.
• Оформление имеет значение: можно представить резюме в виде таблицы или разделить его на логические блоки с подзаголовками.
• Разошли готовый документ всем заинтересованным сторонам (стейкхолдерам) и добавь его в общую проектную документацию.
• Держи резюме под рукой. Оно должно быть «живым» документом, который обновляется на протяжении всего цикла проекта.

Не забывай регулярно обновлять резюме, добавляя:

• новых стейкхолдеров;
• уточненные цифры или данные;
• измененные сроки выполнения;
• новые ожидаемые выгоды или требования.

Таким образом, резюме проекта всегда будет оставаться актуальным и будет надежной опорой для всей команды в течение реализации проекта.

Распространенные ошибки при составлении резюме

1. Слишком много времени и деталей. Не нужно превращать резюме в научную работу. Достаточно задать несколько конкретных вопросов заинтересованным сторонам и заполнить документ за час. Это не конечный, а стартовый документ, который можно уточнять. Если какой-то информации нет — просто оставь место для дополнения.
2. Нечеткие или слишком общие формулировки. Чем конкретнее и понятнее сформулирована мысль, тем легче каждому новому участнику команды понять цели, риски и интересы сторон. Простота и ясность — главное преимущество качественного резюме.
3. Отсутствие обновлений в процессе работы. Во время реализации проекта могут меняться сроки, требования, состав команды или стейкхолдеры.

Все это нужно фиксировать в резюме, чтобы в любой момент можно было открыть документ и увидеть актуальное состояние дел. Кроме того, обновления помогают отслеживать хронологию изменений и понимать, какие события или решения стали причиной этих изменений.

Главная ошибка в резюме проекта — это его отсутствие. Без него вам будет сложно быстро рассказать актуальную информацию о проекте новому участнику процессов или презентовать проект инвесторам.

Читайте также: Как правильно проводить митинги с командой: советы