Бланк рахунок-фактура – що це? Шаблон word скачати: приклад

Рахунок-фактура — це документ, який продавець виписує покупцеві, щоб підтвердити факт продажу товару або послуги. Це щось типу офіційного «рахунку до сплати», де чітко вказано:

• хто кому виставляє рахунок (назви компаній, реквізити);
• що саме продається (назви товарів/послуг);
• скільки це коштує (ціна, кількість, сума);
• коли і на яких умовах треба оплатити.

Іншими словами, це твій фінансовий чек перед оплатою — ще не платіж, але вже серйозний документ для бухгалтерії.

Що входить у рахунок-фактуру?

Стандартно в рахунку-фактурі ти побачиш:

1. номер і дата рахунку;
2. назва і реквізити продавця та покупця;
3. перелік товарів або послуг;
4. ціни, суми, ПДВ (якщо є);
5. загальна сума до сплати;
6. умови оплати (наприклад, протягом 5 днів).

Для чого потрібен рахунок-фактура?

• Для оплати — клієнт бачить, що і скільки має оплатити.
• Для звітності — бухгалтери використовують ці документи для обліку.
• Для податкової — особливо, якщо працюєш із ПДВ.

Чи це те саме, що накладна?

Не зовсім.

• Рахунок-фактура — це про гроші, тобто скільки і за що платити.
• Накладна — це вже про відвантаження товару, факт передачі.

Рахунок-фактура: скачати шаблон

Примітки:

• Якщо ти ФОП без ПДВ, просто не вказуй рядок про ПДВ.
• Якщо рахунок-фактура електронна — підпис і печатка не обов’язкові, але прізвище й посада відповідальної особи бажано вписати.

Важливо! У внутрішніх рахунках-фактурах підпис ОБОВ’ЯЗКОВИЙ для визнання документа первинним. Однак у рахунках-інвойсах у ЗЕД підпису може й не бути.

Чи вважається рахунок-фактура первинним документом?

Так, рахунок-фактура МОЖЕ бути первинним документом, але тільки якщо виконуються дві прості умови:

1. Рахунок має бути оплачений
2. Є підтвердження цієї оплати — тобто, маєш хоча б один із таких документів:
   • платіжне доручення,
   • касовий або розрахунковий чек,
   • квитанція,
   • виписка з рахунку,
   • квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

У такому випадку рахунок-фактура (у внутрішніх розрахунках) або інвойс (у ЗЕД — зовнішньоекономдіяльності) вважається повноцінним первинним документом.

ВАЖЛИВО: Для інвойсів у ЗЕД не треба ніяких додаткових документів, типу акту приймання-передачі. Якщо є оплата — все ок. Форма інвойсу чи рахунку-фактури може бути будь-яка — хоч паперова, хоч електронна.

Яка різниця між рахунком і рахунком-фактурою?

Рахунок — це комерційний документ, який продавець виставляє покупцеві з метою повідомити суму до оплати за товари чи послуги. Він містить основну інформацію: найменування товарів/послуг, їхню кількість, ціну, загальну суму, реквізити продавця та призначення платежу.

Такий документ не має юридичної сили сам по собі і не є підставою для бухгалтерського обліку, якщо немає підтвердження оплати або додаткових документів.

---

Рахунок-фактура — це вже більш формалізований документ. У певних умовах він може виконувати функцію первинного бухгалтерського документа, тобто підтверджувати факт здійснення господарської операції. А саме, коли:

• рахунок оплачено;
• є підтверджуючі документи: платіжне доручення, касовий чек, банківська виписка тощо.

У сфері зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) рах-фактура виступає як інвойс — основний документ для оформлення міжнародних постачань.

Читати також: Як зробити електронний підпис? ЕЦП або КЕП