Рахунок-фактура — це документ, який продавець виписує покупцеві, щоб підтвердити факт продажу товару або послуги. Це щось типу офіційного «рахунку до сплати», де чітко вказано:
- хто кому виставляє рахунок (назви компаній, реквізити);
- що саме продається (назви товарів/послуг);
- скільки це коштує (ціна, кількість, сума);
- коли і на яких умовах треба оплатити.
Іншими словами, це твій фінансовий чек перед оплатою — ще не платіж, але вже серйозний документ для бухгалтерії.
Що входить у рахунок-фактуру?
Стандартно в рахунку-фактурі ти побачиш:
- номер і дата рахунку;
- назва і реквізити продавця та покупця;
- перелік товарів або послуг;
- ціни, суми, ПДВ (якщо є);
- загальна сума до сплати;
- умови оплати (наприклад, протягом 5 днів).
Для чого потрібен рахунок-фактура?
- Для оплати — клієнт бачить, що і скільки має оплатити.
- Для звітності — бухгалтери використовують ці документи для обліку.
- Для податкової — особливо, якщо працюєш із ПДВ.
Чи це те саме, що накладна?
Не зовсім.
- Рахунок-фактура — це про гроші, тобто скільки і за що платити.
- Накладна — це вже про відвантаження товару, факт передачі.
Рахунок-фактура: скачати шаблон


Примітки:
- Якщо ти ФОП без ПДВ, просто не вказуй рядок про ПДВ.
- Якщо рахунок-фактура електронна — підпис і печатка не обов’язкові, але прізвище й посада відповідальної особи бажано вписати.
Важливо! У внутрішніх рахунках-фактурах підпис ОБОВ’ЯЗКОВИЙ для визнання документа первинним. Однак у рахунках-інвойсах у ЗЕД підпису може й не бути.
Чи вважається рахунок-фактура первинним документом?
Так, рахунок-фактура МОЖЕ бути первинним документом, але тільки якщо виконуються дві прості умови:
- Рахунок має бути оплачений
- Є підтвердження цієї оплати — тобто, маєш хоча б один із таких документів:
- платіжне доручення,
- касовий або розрахунковий чек,
- квитанція,
- виписка з рахунку,
- квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
У такому випадку рахунок-фактура (у внутрішніх розрахунках) або інвойс (у ЗЕД — зовнішньоекономдіяльності) вважається повноцінним первинним документом.
ВАЖЛИВО: Для інвойсів у ЗЕД не треба ніяких додаткових документів, типу акту приймання-передачі. Якщо є оплата — все ок. Форма інвойсу чи рахунку-фактури може бути будь-яка — хоч паперова, хоч електронна.
Яка різниця між рахунком і рахунком-фактурою?
Рахунок — це комерційний документ, який продавець виставляє покупцеві з метою повідомити суму до оплати за товари чи послуги. Він містить основну інформацію: найменування товарів/послуг, їхню кількість, ціну, загальну суму, реквізити продавця та призначення платежу.
Такий документ не має юридичної сили сам по собі і не є підставою для бухгалтерського обліку, якщо немає підтвердження оплати або додаткових документів.
Рахунок-фактура — це вже більш формалізований документ. У певних умовах він може виконувати функцію первинного бухгалтерського документа, тобто підтверджувати факт здійснення господарської операції. А саме, коли:
- рахунок оплачено;
- є підтверджуючі документи: платіжне доручення, касовий чек, банківська виписка тощо.
У сфері зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) рах-фактура виступає як інвойс — основний документ для оформлення міжнародних постачань.
Читати також: Як зробити електронний підпис? ЕЦП або КЕП