Що таке онбординг: огляд переваг та процесів

Ефективний онбординг — це більше ніж просто ознайомлення нового співробітника з робочим місцем: це стратегічний процес, який формує відчуття приналежності й прискорює продуктивність. Дослідження показують, що компанії з чітко структурованим онбордингом підвищують утримання новачків до 82 % і водночас збільшують продуктивність понад 70 %.

Наприклад, дослідження Harvard Business School показало, що коли новим співробітникам допомагали розкрити їхні сильні сторони та підтримували їхню індивідуальність, кількість звільнень у перші шість місяців зменшилася на 32 %.

Таким чином, онбординг — це не лише заповнення форм і знайомство з посадовими обов’язками. Це момент істини, коли новий співробітник вирішує: «Чи залишатимусь я тут? Чи стану повноцінною частиною команди?» Гарно спланований онбординг створює основу для високої залученості, внутрішньої мотивації і довготривалої співпраці.

Зміст

1. Що таке онбординг
2. Процес онбордингу
3. Основні етапи онбордингу
4. Онбординг, адаптація та випробувальний період
5. Хто відповідає за онбординг?
6. Скільки триває онбординг?
7. Що таке онбординг-активності?

Що таке онбординг

Онбординг (Onboarding) — це стратегічний процес інтеграції нового співробітника в компанію, який охоплює всі етапи — від першого контакту з роботодавцем до повноцінного включення в корпоративну культуру, команду та робочі процеси.

На відміну від стандартної орієнтації новачків, яка зазвичай триває один день і має ознайомчий характер, процес онбордингу починається ще з моменту першого контакту компанії з кандидатом і може тривати протягом усього першого року його роботи.

Головна мета онбордингу — зробити так, щоб новачок якнайшвидше став продуктивним і впевненим у своїй ролі. Після завершення програми працівник має бути повністю інтегрований у команду, добре розуміти свої завдання й виконувати роботу самостійно та ефективно.

Ключові елементи (4C):

• Compliance: Відповідність політикам і процедурам компанії.
• Clarity: Чітке розуміння обов’язків, цілей та очікувань.
• Culture: Знайомство з організаційною культурою та цінностями.
• Connections: Налагодження стосунків у команді. 

Процес онбордингу:

1. До початку роботи (pre-boarding) — підготовчі дії, що відбуваються до першого робочого дня співробітника.
2. Привітання в перший день — офіційне знайомство, введення в команду, ознайомлення з корпоративною культурою та базовими процедурами.
3. Поступовий перехід у нову роль — навчання, виконання перших завдань, наставництво й адаптація до робочих процесів.
4. Безперервний розвиток — серія перевірок, зустрічей і зворотних зв’язків протягом перших 90 днів, а також подальша підтримка протягом першого року роботи.

Протягом усього процесу відділ HR (кадрова служба) займається оформленням необхідних документів, дотриманням юридичних вимог і підтримує менеджерів у питаннях адаптації нових співробітників.

Основні етапи онбордингу: як побудувати ефективний процес

Успішний онбординг починається ще до офіційного виходу співробітника на роботу. Попередня підготовка демонструє, що компанія зацікавлена в новачку, очікує його появи та готова підтримати. Це допомагає зменшити напруження перед стартом і створює позитивне враження ще до першої зустрічі.

Підготовка до першого дня

На цьому етапі важливо:

• підготувати робоче місце, техніку та необхідні доступи;
• надіслати лист-привітання з описом першого дня та короткими інструкціями;
• оформити всі документи, договори й внутрішні політики;
• визначити ментора або куратора, який супроводжуватиме новачка під час адаптації.

Саме ретельна підготовка формує перше враження про культуру компанії та створює базу для довіри з боку працівника.

Перший день роботи

Початок у новій компанії завжди супроводжується хвилюванням. Завдання HR-фахівця та керівника — допомогти зняти напругу, дати чітке розуміння плану дня та створити доброзичливу атмосферу.

У перший день варто:

• провести вступну зустріч із HR і безпосереднім керівником;
• ознайомити з простором офісу або онлайн-платформами для дистанційної роботи;
• познайомити з командою та основними контактними особами;
• надати доступ до бази знань і робочих систем.

Якщо перший день організований правильно, співробітник отримує відчуття впевненості, розуміння структури компанії та своїх перших завдань.

Перший тиждень

Початок роботи — це період активного знайомства з процесами, командою та очікуваннями. У цей час новачок має поступово входити в робочий ритм без перевантаження інформацією. Протягом першого тижня працівник повинен:

• ознайомитися з цілями команди та своїми основними показниками (KPI);
• отримати перші реальні завдання;
• пройти навчання щодо внутрішніх систем та інструментів;
• регулярно отримувати фідбек від ментора та керівника.

Після першого тижня у працівника має бути чітке розуміння своїх обов’язків, ролі в команді та напрямків подальшого розвитку.

Перший місяць

Після кількох тижнів новачок поступово переходить від навчання до активної участі в робочих процесах. Це час, коли важливо підтримати працівника й допомогти скоригувати очікування.

На цьому етапі доцільно:

• провести зустріч-звіт за результатами перших 30 днів;
• оцінити прогрес відповідно до плану онбордингу;
• за потреби скорегувати завдання та пріоритети.

Такі зустрічі допомагають не лише оцінити результати, а й підтримують відкритий діалог між співробітником і керівництвом.

Перші 3–6 місяців

Заключна частина онбордингу спрямована на повну інтеграцію співробітника в команду. Саме в цей період він починає проявляти ініціативу, налагоджує професійні зв’язки та виходить на стабільний рівень ефективності.

Основні дії цього етапу:

• проведення регулярних зустрічей із керівником та HR;
• оцінка рівня адаптації;
• продовження навчання та розвиток компетенцій;
• підбиття підсумків перших шести місяців роботи.

Якісний завершальний етап онбордингу формує довіру, лояльність та мотивацію співробітника залишатися в компанії надовго.

Онбординг, адаптація та випробувальний період: у чому різниця

Хоча онбординг, адаптація та випробувальний період часто відбуваються паралельно, вони мають різні цілі.

Онбординг — це стратегічний процес інтеграції нового співробітника в компанію. Він охоплює всі етапи — від підготовки до виходу на роботу до повної залученості у команду. Його мета — допомогти новачку швидко стати ефективним, зрозуміти культуру компанії, налагодити комунікацію й відчути підтримку.

Адаптація — частина онбордингу, що зосереджується на соціальному та емоційному комфорті. Вона допомагає працівнику влитися в колектив, зрозуміти правила взаємодії та знайти своє місце в команді.

Випробувальний період — це юридично визначений час, протягом якого компанія оцінює відповідність співробітника посаді. Його мета — перевірити професійні компетенції, ефективність і сумісність із корпоративною культурою.

Отже, онбординг — це ширший процес, який включає адаптацію та відбувається паралельно з випробувальним терміном, але має іншу мету: не перевіряти, а підтримувати і розвивати нового працівника для успішної роботи в компанії.

Хто відповідає за онбординг?

Коротка відповідь — багато людей. Хоча основну відповідальність за створення та організацію загальної стратегії онбордингу несе відділ кадрів (HR), ефективний онбординг вимагає спільних зусиль усієї компанії.

Відділ навчання та розвитку (Learning & Development) може брати участь у створенні навчальних матеріалів і проведенні орієнтаційного дня для нових працівників. Такі підрозділи, як IT, фінансовий відділ та відділ обслуговування клієнтів, також відіграють важливу роль у процесі онбордингу — налаштовують комп’ютери, створюють фінансові профілі або навчають працівників відповідним процедурам і політикам.

Не менш важливу роль відіграють безпосередній керівник і команда, які зустрічають нового співробітника, допомагають йому адаптуватися до нової ролі, знайомлять із внутрішніми процесами та відповідають на практичні запитання.

Коли вся організація бере участь у привітанні новачка, він відчуває вищий рівень залученості та приналежності до колективу. Теплий прийом створює позитивний початок і закладає основу для тривалої та продуктивної співпраці.

Скільки триває онбординг?

Згідно з даними Aberdeen Group, найпоширеніша тривалість програми онбордингу становить від 30 до 60 днів. Проте близько 25 % компаній досі обмежуються лише одноденною орієнтацією, що може негативно вплинути на рівень утримання персоналу.

Все більше організацій розширюють процес онбордингу — від трьох місяців до цілого року. Річна програма дозволяє забезпечити новому працівникові стабільний, позитивний і продуктивний досвід, у межах якого враховуються всі його потреби — професійні, соціальні та організаційні.

Що таке онбординг-активності?

Звичайно, деякі стандартні дії завжди необхідні — такі як навчання з корпоративних пільг, оформлення документів, надання посібника співробітника, знайомство з колегами. Однак додавання більш цікавих і дружніх елементів може суттєво покращити досвід нового працівника.

Декілька пропозицій для онбординг-активностей:

• Вітальний пакет із брендованими сувенірами або листівка від команди.
• Призначення наставника або «buddy» для допомоги у перші тижні.
• Обід-привітання у перший день (для офісних працівників) або подарункова карта на обід (для віддалених).
• Вступна зустріч із постановкою попередніх цілей.
• Неформальна зустріч або «happy hour» для знайомства з командою.
• Квест або гра для знайомства з офісом і колегами (scavenger hunt).
• План роботи на 30-60-90 днів.
• Призначення ментора для підтримки під час адаптації.
• Регулярні зустрічі-проміжні підсумки протягом перших 90 днів.
• Індивідуальні зустрічі з менеджером кожні два-чотири тижні протягом першого року роботи.

Такі активності допомагають не лише швидше залучити нового співробітника до роботи, але й створюють позитивне перше враження та сприяють формуванню лояльності до компанії.

Читати також: Найкращі рекрутингові (HR) агенції в Україні 2025