менше хвилини читання
Пояснюємо, як зробити робочі мітинги зручними для себе та колег і отримувати з них користь — коли мітинг справді потрібний, а коли краще не влаштовувати зайвих зустрічей. Розглядаємо онлайн-дзвінки, чат-обговорення та особисті зустрічі.
Що таке мітинг на роботі
Мітинг (він ж дейлік, стендап, планерка, звичайна нарада чи дзвінок) — робоча зустріч із колегами. На них обговорюють результати попередніх задач, плани на день, тиждень або місяць, або ж вирішують проблему. У нормальному середовищі такі зустрічі тривають 15–60 хвилин. Вони можуть бути регулярними або ситуативними. Ну, ви й самі це знаєте.
Мітинги часто асоціюються з пустою тратою часу. Тому що команда довго розгойдується, немає чіткого регламенту чи багато розмов ні про що. А ще потрібно докласти зусиль, щоб дійсно прийти до якогось рішення прямо на зустрічі. Давайте розглянемо, як зробити командні мітинги корисними, ефективними і результативними.
Як потрібно готуватися до робочої зустрічі
1. Складаємо план зустрічі
- Чітка повістка. Одним реченням. Зрозуміло, що хочете отримати.
- Список тем. Просто випишіть все, що треба обговорити.
- Упорядкуйте. Визначте логіку, послідовність, важливість.
- Виберіть учасників. Якщо потрібна тільки одна людина — не кличте усіх. Іншим просто надішли підсумок у чат або лист.
- Надішліть план усім заздалегідь.
2. Визначаємося з форматом мітингу
Їх існує кілька — під різні цілі, проєкти, задачі:
- ранкові і вечірні зустрічі у форматі колів — коли вранці кожен проговорює, чим планує займатися сьогодні, а ввечері — які задачі з плану вдалося закрити, які ні і чому;
- щотижневі звітні зустрічі;
- мастермайнди або мозкові штурми — кожен робить невеликий звіт зробленого за певний час (наприклад, тиждень), ділиться проблемою, а потім вся команда протягом 5 хвилин думає над її вирішенням (такі мітинги проводяться не регулярно, тільки за запитом).
З форматами можна експериментувати і шукати найбільш ефективні, зручні для своєї команди.
3. Визначаємося з типом зустрічі
Часто команди проводять мінімум по 1 зустрічі на тиждень, але між собою вони можуть відрізнятися суттю, цілями, підсумками. Так виділяють 3 основні типи мітингів:
- стратегічні — для фіксації досягнення або недосягнення KPI, аналізу загального прогресу команди (проводяться раз на місяць або квартал);
- організаційні — для обговорення дрібних задач, що важливо для структурування, оптимізації роботи (проводяться раз на тиждень або кожного дня);
- проєктні — для обговорення різних етапів розробки проєкту, продукту, відстеження прогресу, оперативного вирішення проблем, перегляду і коригування планів (проводяться 1–2 рази на тиждень).
Рекомендуємо протестувати всі 3 типи зустрічей. Стратегічні й організаційні потрібно обов’язково проводити регулярно, проєктні — залежить від специфіки роботи.
3. Вибираємо періодичність зустрічей
Якщо ви тільки формуєте команду, частота зустрічей на старті може постійно змінюватися — і це нормально. Важливо пробувати різні формати й знайти той, що підходить саме вам. Комусь зручно збиратись раз на тиждень, хтось віддає перевагу щоденним дзвінкам, а комусь достатньо одного мітингу на місяць.
На початку радимо зустрічатися онлайн двічі на тиждень. Наприклад: у понеділок — обговорення планів на тиждень, у п’ятницю — підсумки: що вдалося зробити, а що — ні.
- Повідомте команду про мету зустрічі, формат і підготовку. Надішліть короткий лист із поясненням, про що буде мова, скільки триватиме мітинг і що варто підготувати (наприклад, знайти дані чи зробити презентацію). Ще краще — одразу додати чіткий план зустрічі.
- Заплануйте мітинг у Google Календарі. Так усі отримають нагадування й зможуть вчасно підготуватися. Просто створіть подію, додайте учасників і налаштуйте сповіщення за 10–20 хвилин до початку.
Що важливо робити на самій зустрічі, крім активного обговорення
Розподіляємо ролі
Під час мітингу важливо, щоб були люди, які:
- слідкують за часом, аби дотримуватись регламенту й не затягувати зустріч;
- записують ключові думки, щоб потім підготувати підсумок у вигляді follow-up листа або файлу;
- модерують процес, підтримують темп, задають тон, слідкують, щоб усе проходило динамічно й по суті.
Зазвичай це одна людина — наприклад, SCRUM-майстер, керівник чи проджект-менеджер. Але краще розділити ці функції між трьома — так ефективніше.
Встановлюємо таймінг
На старті зустрічі варто чітко озвучити, скільки часу має кожен учасник. Наприклад:
- 2 хв — на короткий оффтоп (як минув день або тиждень, що нового);
- 5 хв — на звіт про досягнення (наприклад, за останній тиждень);
- 2 хв — на опис проблеми, яку не вдалося вирішити;
- 5 хв — на обговорення цієї проблеми й пошук рішень.
Також зручно одразу roughly прикинути загальний час мітингу, з урахуванням технічних пауз — закладіть ще 5 хвилин про всяк випадок.
Зафіксувати результат зустрічі
Робимо follow up лист після зустрічі
Найчастіше в ІТ-проєктах цим займається проджект-менеджер, в інших сферах — керівник проєкту. У такому листі важливо прописати основне з обговореного:
- цілі, уже досягнуті за певний час;
- проблеми, які потрібно вирішити, і самі рішення (якщо вони обговорювалися);
- цілі на найближчий час (до наступного дзвінка);
- розподіл задач серед команди — чітко прописати завдання, відповідальних, дедлайни;
- загальний висновок.
Мета листа — зібрати в одному місці все, що обговорювалося, щоб мати перед собою спільний план дій і розуміти, до якого результату потрібно прийти через певний час.
А якщо у вашій команді комунікація не ведеться через електронну пошту, можна створити follow up файл у нотатниках на кшталт Evernote, Нотатки в iPhone, Google Документи.
Стежимо, щоб усі перейшли до реальних дій
Так-так, розподілити задачі і призначити відповідальних мало. Потрібно стежити, щоб команда перейшла до реальних дій, зазначених у follow up файлі. Це може бути завдання керівника компанії або проджект-менеджера.
Розпланувати дії можна за допомогою різних інструментів — залежно від обсягу та суті задач:
- Ментальна карта. Підходить для візуалізації концепцій: ризиків, можливостей, шляхів розвитку. Або для далекосяжних стратегічних цілей.
- Діаграма Ганта. Для великих проєктів з кількома етапами, віхами та зв’язками.
- Канбан-дошка. Універсальний інструмент для більшості процесів, що проходять у кілька етапів. Ідеально підходить для спринтів.
- Календар. Підходить, якщо задач багато й вони не пов’язані безпосередньо. Просто розстав їх у календарі та признач відповідальних виконавців.
Читати також: Що таке методологія PMBOK? Міжнародний стандарт управління проєктами
