Резюме проєкту — що це і як його скласти? Приклади

Проєкт — це тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального результату: продукту, послуги або зміни. Інакше кажучи, проєкт — це сукупність завдань, які потрібно виконати в певний термін, з певним бюджетом і ресурсами, щоб досягти визначеної мети.

Основні ознаки проєкту:

1. Має конкретну мету — наприклад, створити сайт, побудувати школу, запустити мобільний додаток.
2. Має обмеження у часі — має чіткий початок і кінець.
3. Використовує ресурси — людей, гроші, матеріали, обладнання.
4. Є унікальним — навіть якщо схожі проєкти вже робилися, цей має свої особливості.
5. Виконується командою — за участі різних спеціалістів і зацікавлених сторін.

Що таке резюме проєкту

Резюме проєкту — це документ, який дає чіткі та зрозумілі відповіді на складні запитання: що ми робимо? навіщо ми це робимо? який результат хочемо отримати? скільки маємо часу? який у нас бюджет? які вимоги ставляться до проєкту та кінцевого продукту?

Іноді резюме називають по-іншому — статут, паспорт, карта, бриф, візитка, бізнес-кейс або бізнес-план. Але суть залишається тією ж — це короткий опис проєкту з основними ключовими елементами. Чим коротше, тим краще: одна сторінка — ідеальний варіант. Таке резюме справді прочитають і зрозуміють, а також його зручно оновлювати в процесі роботи.

Резюме проєкту завжди складають на початковому етапі — бажано ще до запуску — і доповнюють у міру реалізації.

Під час етапу ініціації в методології Waterfall зазвичай складають Статут проєкту, у системі PMBOK — Project Charter, а у фреймворку P3.express використовують Резюме проєкту.

Статут проєкту — це багатосторінковий документ, що містить:

• опис проєкту;
• його цілі та завдання;
• основні етапи;
• терміни реалізації;
• відповідальних осіб;
• ризики та інші важливі пункти.

Згідно з принципами та рекомендаціями PMBOK, деякі менеджери створюють Project Charter як коротку, односторінкову витяжку з основного документа, яка стисло описує суть проєкту. Її зручно розміщувати, наприклад, у описі дошки таск-трекера чи проєкту на GitHub.

Читати: Що таке методологія PMBOK? Міжнародний стандарт управління проєктами

Коли використовувати резюме проєкту

Завжди. Резюме проєкту потрібне команді та проєктному менеджеру протягом усього життєвого циклу проєкту:

• Для презентації замовникам чи інвесторам. Резюме допомагає створити цілісне враження про проєкт і дає відповіді на всі ключові запитання під час його представлення потенційним інвесторам.
• Для фокусування команди. Завдяки резюме вся команда однаково розуміє цілі та завдання проєкту — без плутанини та подвійного тлумачення. Це база для відстеження прогресу та внесення змін, про які знають усі учасники.
• Щоб мати всю інформацію під рукою. Резюме — це стисла «вичавка» з усіх деталей проєкту, зібрана на одній сторінці. Воно допомагає швидко знайти потрібні дані, не переглядаючи об’ємні документи.
• Для контролю ходу роботи. У резюме зафіксовано основні відповіді: що робимо, для чого, за який час і за який бюджет. Якщо виникають сумніви — звертаємось до резюме. Є суперечки — дивимось у резюме. Змінилися умови — переглядаємо резюме та оновлюємо його.

У чому полягає завдання Резюме проєкту?

Резюме проєкту допомагає швидко зрозуміти, що це за проєкт, хто до нього залучений, які очікуються результати та вигоди, і до кого можна звернутися для вирішення конкретних питань. Основні завдання Резюме проєкту можна виділити такі:

1. Спростити комунікацію. Завдяки концентрованій інформації всі учасники мають єдине бачення цілей, обмежень, очікувань і зацікавлених сторін.
2. Полегшити ухвалення рішень. Стейкхолдери можуть швидко ознайомитися з суттю проєкту, оцінити його та прийняти відповідне рішення.

Структура Резюме проєкту

На відміну від інших підходів до управління проєктами, у методології P3.express Резюме створюють буквально на самому старті роботи. Це потрібно для подальших кроків:

• описати ключові результати проєкту та зафіксувати їх в іншому артефакті — карті результатів;
• визначити ризики та стратегії реагування і занести їх у реєстр подальших дій.

Тому Резюме проєкту за P3.express зазвичай містить лише такі основні пункти:

• мета та очікувані вигоди;
• очікувана вартість і тривалість проєкту;
• вимоги та очікування щодо якості;
• перелік стейкхолдерів.

Додаткові елементи в інших підходах

В інших системах управління проєктами Резюме може бути доповнене такими пунктами:

• Ключові результати, етапи чи віхи проєкту. Наприклад, завершення етапу планування до 1 травня або підписання договорів з підрядниками до 10 червня. Такі дані зручно відображати у вигляді діаграми Ганта або таймлайну в таск-менеджері.
• Ризики та стратегії реагування. Це може бути перелік ризиків і способів їх мінімізації — у вигляді таблиці, SWOT-матриці чи «теплової карти» ризиків, залежно від корпоративного підходу до ризик-менеджменту.
• Економічне обґрунтування проєкту. Сюди входять фінансова модель, інвестиційний розрахунок або підсумкові показники ефективності — IRR, ROI, NPV та інші.
• Комунікаційний план проєкту. У ньому визначено, хто, як і з якою періодичністю передає інформацію, а також у якому форматі вона має надходити.

Чому всі ці елементи важливі

Кожен компонент відіграє свою роль у досягненні успіху проєкту:

• Цілі визначають напрямок руху;
• Опис допомагає зрозуміти обсяг робіт;
• Етапи та строки забезпечують контроль виконання;
• Ресурси та бюджет дозволяють оцінити необхідні витрати;
• Ризики та заходи управління ними зменшують ймовірність невдач;
• Зацікавлені сторони забезпечують підтримку;
• Комунікаційний план гарантує прозорість і злагодженість дій.

Як написати резюме проєкту

Усе просто — лише два основні кроки: зібрати інформацію та написати резюме так, щоб воно виконувало свою функцію.

Крок 1. Збір усієї інформації про проєкт

Відповідальність за створення резюме та збір інформації лежить на проєктному менеджері, але він ніколи не робить це самостійно.

Менеджер має:

• Зібрати команду поточного проєкту. До неї входять сам проджект, спонсор або замовник, тімліди та стейкхолдери. З ними потрібно обговорити майбутній проєкт — іноді не один раз — і зібрати всю необхідну інформацію для різних частин резюме.
• Перевірити архіви проєктів. Якщо такі існують, у них можна знайти корисні дані про вигоди, учасників та зміст попередніх проєктів.
• Зафіксувати всю зібрану інформацію. Якщо точних даних поки немає, допускається попередня оцінка. Наприклад, якщо бюджет ще не затверджено, можна зазначити діапазон: від 300 до 350 тисяч гривень. Потім цю інформацію легко уточнити, а не вигадувати цифри «зі стелі».

Важливо: перед затвердженням обов’язково погодь резюме із замовником. Інакше може статися так, що проєкт реалізують, а спонсор виявиться не готовим до такого бюджету чи обсягу робіт.

Крок 2. Написання резюме та підтримка його актуальності

Коли всі дані зібрано, саме час перетворити їх на зрозумілий і зручний документ.

Як створити якісне резюме:

• Пиши просто, чітко й по суті — без канцеляризмів і зайвих формулювань.
• Оформлення має значення: можна представити резюме у вигляді таблиці або розділити його на логічні блоки з підзаголовками.
• Розішли готовий документ усім зацікавленим сторонам (стейкхолдерам) і додай його до загальної проєктної документації.
• Тримай резюме під рукою. Воно має бути «живим» документом, який оновлюється протягом усього циклу проєкту.

Не забувай регулярно оновлювати резюме, додаючи:

• нових стейкхолдерів;
• уточнені цифри або дані;
• змінені терміни виконання;
• нові очікувані вигоди чи вимоги.

Таким чином, резюме проєкту завжди залишатиметься актуальним і буде надійною опорою для всієї команди протягом реалізації проєкту.

---

Поширені помилки під час складання Резюме

1. Надто багато часу й деталей. Не потрібно перетворювати резюме на наукову працю. Достатньо поставити кілька конкретних запитань зацікавленим сторонам і заповнити документ за годину. Це не кінцевий, а стартовий документ, який можна уточнювати. Якщо якоїсь інформації немає — просто залиш місце для доповнення.
2. Нечіткі або занадто загальні формулювання. Чим конкретніше й зрозуміліше сформульована думка, тим легше кожному новому учаснику команди зрозуміти цілі, ризики та інтереси сторін. Простота й ясність — головна перевага якісного резюме.
3. Відсутність оновлень у процесі роботи. Під час реалізації проєкту можуть змінюватися строки, вимоги, склад команди або стейкхолдери.

Усе це потрібно фіксувати в резюме, щоб у будь-який момент можна було відкрити документ і побачити актуальний стан справ. Крім того, оновлення допомагають відстежувати хронологію змін і розуміти, які події чи рішення стали причиною цих змін.

Головна помилка в резюме проекту — це його відсутність. Без нього вам буде складно швидко розповісти актуальну інформацію про проєкт новому учаснику процесів або презентувати проєкт інвесторам.

Читати також: Як правильно проводити мітинги з командою: поради