менше хвилини читання
Пояснюююча записка – що це і як правильно її написати? Зразок пояснювальної записки на роботу ви знайдете в кінці статті. Пояснювальна записка є документом, у якому працівник, звинувачений у порушенні трудової дисципліни, описує своє бачення ситуації та наводить аргументи на свій захист. Основною метою такого документа є донесення позиції працівника та захист його інтересів. На підставі викладених у пояснювальній записці аргументів роботодавець прийматиме рішення щодо відповідного покарання для співробітника.
Зразок пояснювальної записки: як написати правильно?
У Кодексі законів про працю України (КЗпП) поняття «пояснювальна записка» не згадується. Натомість у ньому використовується поняття «письмове пояснення». Зокрема, у ст. 149 КЗпП зазначено, що до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення, які й оформляють пояснювальною запискою. Але в цьому разі не йдеться про обов’язок порушника написати пояснювальну записку, а лише про право власника зажадати її.
Хоча працівник має право відмовитися від написання цього документа, робити цього не варто. Пояснювальна записка може слугувати доказом на користь працівника, тоді як її відсутність дає можливість керівництву інтерпретувати дії співробітника на свій розсуд.
Основні вимоги до написання пояснювальної записки:
- Звертання до конкретної особи або підрозділу.
- Дотримання чіткої структури документа. Записка повинна бути логічно впорядкованою, включати заголовок, основну частину з описом ситуації та висновок з підписом і датою.
- Документ слід оформляти на стандартному аркуші формату А4.
- Використання державної мови. Текст повинен бути написаний державною мовою, відповідати діловому стилю та не містити ненормативної лексики чи граматичних помилок.
- Стислість та правдивість викладу. Інформація повинна бути викладена коротко, чітко та правдиво.
- Написання від першої особи. Пояснювальна записка має бути написана від першої особи, відображаючи особисте бачення працівника щодо ситуації.
- Дата складання записки та підпис автора.
- Можливо, дата заслуховування або розгляду пояснювальної записки керівництвом.
Читайте також: Як правильно створити резюме?
Пояснювальна записка – види:
Пояснювальні записки можна класифікувати за різними критеріями, залежно від їхнього призначення та змісту. Залежно від обставин інциденту, пояснювальна записка може бути двох типів:
- Розкривають причини певного факту, вчинку, події, переважно негативного характеру (наприклад, невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо);
- Пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо).
Приклад пояснювальної записки (зразок)
Керівнику відділу кадрів
ТОВ “Будсервіс”
Коваленко М. О.
бухгалтера
Сидоренко І. В.
Пояснювальна записка
Я, Сидоренко Ірина Володимирівна, 16 серпня 2024 року затрималася з поданням звіту по фінансовій звітності на 2 (дві) години через непередбачені обставини в родині. У мого чоловіка раптово погіршилося самопочуття, і я була змушена супроводжувати його до лікарні для надання невідкладної медичної допомоги.
Підтверджуючі документи додаю до цієї записки.
16.08.2024 (підпис) Сидоренко І. В.
Завантажити приклад пояснювальної записки
Пояснювальна записка (фото)
