Доповідна записка – що це? Приклад написання, зразок і шаблон

Що таке доповідна записка?

Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, який складається для інформування керівництва про певну ситуацію, подію, стан справ або хід виконання завдань. Її мета — донести до вищого керівництва факти, проблеми або пропозиції, які потребують управлінського рішення.

Важливо: Доповідна записка завжди має ієрархічний напрям — складається підлеглим та адресована керівнику.

Чіткість у законах: що кажуть нормативи?

Хоча ДСТУ 4163:2020, постанова КМУ № 55 від 17.01.2018, а також Правила діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015) не надають чіткого визначення терміна “доповідна записка”, вимоги до оформлення таких документів все ж існують і регулюються згаданими актами.

Види доповідних записок

За ініціатором:

• Ініціативні — складаються з власної ініціативи працівника для стимулювання певного управлінського рішення.
• За вказівкою — на вимогу керівництва чи регламенту.

За напрямком:

• Внутрішня — адресована керівнику структурного підрозділу або організації.
• Зовнішня — скеровується до організації або посадової особи вищого рівня.

За змістом:

• Інформаційна — описує факт чи ситуацію без пропозицій.
• Ініціативна — містить пропозиції щодо змін або покращень.
• Змістова (звітна) — звітує про виконану роботу або виконання завдань.

Хто може бути автором доповідної записки?

• Будь-який працівник підприємства (для внутрішніх записок).
• Керівники підрозділів (внутрішні та зовнішні).
• Відділ кадрів (вихідні записки) або інші співробітники (вхідні).

---

Як правильно оформити доповідну записку?

Вимоги до оформлення визначає ДСТУ 4163:2020.

Основні правила:

1. Дата та реєстраційний номер — ставляться в день підписання.
2. Реквізити — повинні відповідати шаблону бланку підприємства (якщо є).
3. Формат — стандартний аркуш А4 або А5.
4. Структура тексту:
   • Перша частина (констатуюча): опис ситуації або проблеми.
   • Друга частина (аналітична): аналіз, висновки, пропозиції або прохання.
5. Додатки — зазначаються після основного тексту.
6. У зовнішніх записках — вказують відповідального виконавця (за потреби).

Шаблон структури доповідної записки

Кому: [Посада, ПІБ керівника]
Від кого: [Посада, ПІБ працівника]
Дата: [Число, місяць, рік]
Тема: [Короткий заголовок]

ТЕКСТ:
1 абзац — суть проблеми або ситуації.
2 абзац — аналіз ситуації, наслідки, пропозиції.

Підпис: [ПІБ, підпис]

Доповідна записка: зразок

Доповідна записка на працівника

Такі документи складають у разі:

• порушення трудової дисципліни;
• появи працівника в нетверезому стані;
• невиконання посадових обов’язків;
• недотримання внутрішнього розпорядку.

У доповідній обов’язково зазначаються:

• опис ситуації або порушення;
• дати, час, учасники;
• свідки (за наявності);
• прохання вжити конкретних заходів (догана, відсторонення тощо).

Доповідна записка — це не просто формальність, а реальний інструмент впливу на управлінські рішення. Від того, наскільки грамотно й переконливо вона буде написана, залежить і реакція керівництва, і подальші дії.

Читати також: SWOT-аналіз: що це таке? Приклад