Що таке доповідна записка?
Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, який складається для інформування керівництва про певну ситуацію, подію, стан справ або хід виконання завдань. Її мета — донести до вищого керівництва факти, проблеми або пропозиції, які потребують управлінського рішення.
Важливо: Доповідна записка завжди має ієрархічний напрям — складається підлеглим та адресована керівнику.
Чіткість у законах: що кажуть нормативи?
Хоча ДСТУ 4163:2020, постанова КМУ № 55 від 17.01.2018, а також Правила діловодства (наказ Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015) не надають чіткого визначення терміна “доповідна записка”, вимоги до оформлення таких документів все ж існують і регулюються згаданими актами.
Види доповідних записок
За ініціатором:
- Ініціативні — складаються з власної ініціативи працівника для стимулювання певного управлінського рішення.
- За вказівкою — на вимогу керівництва чи регламенту.
За напрямком:
- Внутрішня — адресована керівнику структурного підрозділу або організації.
- Зовнішня — скеровується до організації або посадової особи вищого рівня.
За змістом:
- Інформаційна — описує факт чи ситуацію без пропозицій.
- Ініціативна — містить пропозиції щодо змін або покращень.
- Змістова (звітна) — звітує про виконану роботу або виконання завдань.
Хто може бути автором доповідної записки?
- Будь-який працівник підприємства (для внутрішніх записок).
- Керівники підрозділів (внутрішні та зовнішні).
- Відділ кадрів (вихідні записки) або інші співробітники (вхідні).
Як правильно оформити доповідну записку?
Вимоги до оформлення визначає ДСТУ 4163:2020.
Основні правила:
- Дата та реєстраційний номер — ставляться в день підписання.
- Реквізити — повинні відповідати шаблону бланку підприємства (якщо є).
- Формат — стандартний аркуш А4 або А5.
- Структура тексту:
- Перша частина (констатуюча): опис ситуації або проблеми.
- Друга частина (аналітична): аналіз, висновки, пропозиції або прохання.
- Додатки — зазначаються після основного тексту.
- У зовнішніх записках — вказують відповідального виконавця (за потреби).
Шаблон структури доповідної записки
Кому: [Посада, ПІБ керівника]
Від кого: [Посада, ПІБ працівника]
Дата: [Число, місяць, рік]
Тема: [Короткий заголовок]
ТЕКСТ:
1 абзац — суть проблеми або ситуації.
2 абзац — аналіз ситуації, наслідки, пропозиції.
Підпис: [ПІБ, підпис]
Доповідна записка: зразок

Доповідна записка на працівника
Такі документи складають у разі:
- порушення трудової дисципліни;
- появи працівника в нетверезому стані;
- невиконання посадових обов’язків;
- недотримання внутрішнього розпорядку.
У доповідній обов’язково зазначаються:
- опис ситуації або порушення;
- дати, час, учасники;
- свідки (за наявності);
- прохання вжити конкретних заходів (догана, відсторонення тощо).
Доповідна записка — це не просто формальність, а реальний інструмент впливу на управлінські рішення. Від того, наскільки грамотно й переконливо вона буде написана, залежить і реакція керівництва, і подальші дії.
Читати також: SWOT-аналіз: що це таке? Приклад