менше хвилини читання
У сучасних українських компаніях важко уявити роботу без кадрової служби. Відділ кадрів – це не просто бюрократичний апарат, що зберігає трудові книжки та накази, а стратегічний підрозділ, який впливає на розвиток бізнесу. Його функції охоплюють найм персоналу, контроль дисципліни, ведення кадрової документації, а також забезпечення дотримання законодавства.
Що таке відділ кадрів в Україні?
Відділ кадрів – це структурний підрозділ підприємства, який займається управлінням персоналом: від моменту прийому працівника на роботу до його звільнення. В Україні кадрові служби регулюються Кодексом законів про працю (КЗпП) та іншими нормативними актами.
Історія розвитку кадрових служб
Перші кадрові підрозділи з’явилися ще в радянські часи. Тоді їх основним завданням було ведення трудових книжок і виконання формальностей. З часом функції відділу розширилися: сьогодні кадрова служба займається адаптацією, мотивацією та розвитком працівників.
Значення відділу кадрів для сучасних підприємств
Для українських компаній кадровий відділ – це не лише документальний центр, а й важливий елемент управління бізнесом. В умовах конкуренції саме якісна робота HR-відділу допомагає залучати і утримувати професійні кадри.
Основні функції та завдання відділу кадрів
- Ведення кадрової документації. Кадрова служба оформлює накази про прийом, переведення та звільнення працівників, веде особові справи та трудові книжки.
- Підбір та найм працівників. HR-відділ аналізує ринок праці, проводить співбесіди та формує команду, яка відповідає потребам компанії.
- Адаптація нових співробітників. Важливо, щоб новачки швидко влилися в робочий процес. Для цього кадровики організовують програми адаптації.
- Контроль трудової дисципліни. Відділ кадрів відстежує відвідуваність, дотримання внутрішніх правил та своєчасне оформлення відпусток і лікарняних.
- Навчання та розвиток персоналу. Сучасні HR-фахівці відповідають за підвищення кваліфікації, організацію тренінгів та розвиток кар’єри.
Організаційна структура відділу кадрів
Організаційна структура відділу кадрів визначає розподіл обов’язків між працівниками, рівень відповідальності та взаємодію з іншими підрозділами. В Україні кадрові служби можуть бути класичними (традиційними) та сучасними HR-департаментами з ширшим функціоналом.
1. Класична модель кадрового відділу
У традиційному варіанті кадрова служба виглядає досить просто і нагадує адміністративний підрозділ. Зазвичай вона включає:
- Начальника відділу кадрів – відповідає за стратегічне керівництво, організовує роботу підлеглих, контролює виконання вимог законодавства.
- Інспектора з кадрів (кадровика) – веде документацію: трудові книжки, накази, особові справи, облік відпусток.
- Секретаря або помічника – у великих компаніях може допомагати у веденні архіву, формуванні табелів.
Така модель актуальна для державних установ, навчальних закладів та підприємств із невеликою чисельністю персоналу (до 200 осіб).
2. Сучасний HR-департамент
У великих компаніях кадрова служба трансформується в HR-відділ, який поєднує класичні адміністративні функції та сучасні інструменти управління персоналом. Тут можна виділити такі ланки:
- HR-директор / начальник відділу кадрів – відповідає за стратегію роботи з персоналом, бере участь у формуванні корпоративної культури.
- HR-менеджери – займаються адаптацією, мотивацією, оцінкою персоналу, розробкою програм навчання.
- Рекрутери – спеціалізуються на пошуку та підборі персоналу.
- Інспектори з кадрів – забезпечують правильність документального оформлення.
- HR Business Partner – сучасна позиція, яка з’єднує HR із керівництвом окремих напрямків бізнесу.
У такій структурі відділ кадрів стає стратегічним партнером бізнесу, а не лише адміністративним підрозділом.
3. Функціональний поділ кадрових служб
У практиці великих компаній кадровий відділ може мати кілька секцій, кожна з яких відповідає за свій напрямок:
- Адміністративний сектор – оформлення документів, наказів, звітів.
- Рекрутингова група – пошук, відбір та співбесіди з кандидатами.
- Сектор розвитку персоналу – навчання, підвищення кваліфікації, тренінги.
- Сектор оцінки та мотивації – KPI, преміювання, кар’єрні плани.
- Аналітичний сектор – статистика, кадрова аналітика, прогнозування.
4. Взаємодія з іншими підрозділами
Організаційна структура відділу кадрів передбачає постійну співпрацю з іншими службами:
- з бухгалтерією – щодо зарплати, відпусток і лікарняних;
- з юридичним відділом – щодо правильності договорів та нормативних актів;
- з відділом безпеки – перевірка кандидатів, контроль пропускної системи;
- з IT-відділом – для впровадження HRM-систем та автоматизації.
5. Приклад структури відділу кадрів (схема)
HR-директор / Начальник відділу кадрів
│
├── Інспектор(и) з кадрів (документація)
├── Рекрутер(и) (підбір персоналу)
├── HR-менеджер(и) (адаптація, навчання, мотивація)
├── Аналітик HR (звітність, статистика)
└── Асистент / секретар (архів, технічна підтримка)
Таким чином, організаційна структура відділу кадрів залежить від розміру компанії:
- У великих корпораціях кадрова служба перетворюється на повноцінний HR-департамент, що впливає на розвиток бізнесу.
- У невеликих організаціях достатньо кадровика.
- У середніх підприємствах створюється кілька посад із чітким розподілом функцій.
Посади у відділі кадрів
- Кадровик (інспектор з кадрів) – відповідає за документацію, трудові книжки та накази.
- Начальник відділу кадрів – організовує роботу всієї служби.
- HR-менеджер – займається підбором, адаптацією та мотивацією співробітників.
- Рекрутер – спеціаліст із пошуку та найму персоналу.
- HR Business Partner – стратегічна роль, яка поєднує бізнес-цілі компанії з управлінням персоналом.
Якщо вас цікавлять сучасні ролі в HR-відділах, рекомендую прочитати детальніше про те, чим займаються HRBP, HRPP і HRD – це допоможе краще зрозуміти, як змінюється структура та функції кадрових служб.
Обов’язки та відповідальність працівників кадрової служби
Робота з трудовими книжками та договорами
В Україні кадровики відповідають за правильне оформлення трудових книжок, трудових договорів та наказів. Неправильна документація може призвести до штрафів від Держпраці.
Звітність та комунікація з державними органами
Відділ кадрів співпрацює з податковою, центром зайнятості, Пенсійним фондом. Саме кадровики подають звітність про прийнятих та звільнених працівників.
Забезпечення дотримання трудового законодавства
Працівники кадрової служби стежать, щоб компанія дотримувалася Кодексу законів про працю України, Закону «Про відпустки» та інших норм.
Організація роботи відділу кадрів
Взаємодія з іншими підрозділами
Кадрова служба працює у тісному контакті з бухгалтерією (щодо зарплат і відпусток), юридичним відділом (щодо договорів) та керівництвом компанії.
Використання HR-систем та цифрових технологій
Сьогодні багато компаній впроваджують програми для обліку кадрів – від 1С: Зарплата і кадри до сучасних HRM-систем (наприклад, BambooHR, PeopleForce). Це значно зменшує кількість паперової роботи.
Автоматизація кадрових процесів
Завдяки автоматизації компанії можуть вести електронні особові справи, формувати звіти та контролювати робочий час онлайн.
Відділ кадрів на підприємствах різного типу
- У державних установах. Тут основна увага приділяється суворому дотриманню норм законодавства. Вся документація має бути оформлена зразково.
- У приватних компаніях. Кадровики не лише ведуть документи, а й активно займаються підбором персоналу, організацією навчання та корпоративних заходів.
- У міжнародних корпораціях. HR-відділи орієнтовані на сучасні стандарти: розвиток талантів, програми лояльності, впровадження KPI та регулярну оцінку персоналу.
FAQ: Поширені запитання
1. Чим відрізняється HR-відділ від відділу кадрів?
HR-відділ займається стратегією управління людьми, тоді як відділ кадрів – документацією та законодавством. У сучасних компаніях ці функції часто поєднані.
2. Хто відповідає за прийом на роботу?
Формально – кадровий відділ, але рішення ухвалює керівник підрозділу разом з HR-менеджером.
3. Чи можна обійтися без кадрового відділу?
У малому бізнесі функції кадровика може виконувати бухгалтер або директор, але для середніх і великих компаній відділ кадрів є обов’язковим.
4. Які документи веде кадрова служба?
Накази, особові справи, трудові договори, відомості про відпустки, лікарняні, табелі робочого часу.
5. Чим займається рекрутер у відділі кадрів?
Він шукає кандидатів, проводить співбесіди й допомагає у формуванні команди.
6. Чи потрібна вища освіта для роботи у відділі кадрів?
Формально в Україні законодавство не встановлює обов’язкової вимоги щодо наявності вищої освіти для роботи у відділі кадрів. Проте на практиці більшість компаній очікують, що кадровик або HR-фахівець матиме профільну освіту.
Відділ кадрів в Україні – це не просто бюрократична структура, а ключовий підрозділ будь-якої організації. Він відповідає за підбір персоналу, оформлення документів, дотримання законодавства і розвиток працівників. У сучасних умовах кадрові служби стають все більш технологічними, переходять на цифрові системи та виконують стратегічну роль у бізнесі.
